Phó phòng Hành chính quản trị

TRÁCH NHIỆM

• Chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc đảm nhiệm. Hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao.
• Quản lý, phân công công việc cho nhân viên hiệu quả và linh hoạt.
• Kiểm soát việc chấp hành nghiêm chỉnh nội qui, kỷ luật lao động và các qui định của Tập đoàn trong CBCNV Tập đoàn.

MỤC TIÊU

• Quản lý công việc hiệu quả, thực hiện thành công mục tiêu, nhiệm vụ hành chính do Ban lãnh đạo Tập đoàn giao.
• Hổ trợ hoạt động hành chính cho các phòng ban và Chi nhánh và công ty thành viên.

CÔNG VIỆC CHÍNH

• Thực hiện hỗ trợ Trưởng phòng trong quản lý công việc hành chính tổng quát cho các bộ phận, cùng trưởng phòng tham mưu cho Ban Giám đốc hoạch định mục tiêu hành chính đồng nhất cùng mục tiêu chung của Công ty. Xây dựng, cập nhật bổ sung các quy định, quy trình về hành chính nhằm đảm bảo tối ưu nhất.
• Quản lý việc tổng hợp nhu cầu mua sắm trang thiết bị văn phòng từ các bộ phận (đã được duyệt), thiết lập hệ thống các nhà cung cấp, quản lý, hướng dẫn nhân viên việc lập tờ trình, yêu cầu báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi lắp đặt và thanh tóan. Đề xuất thay thế, mua sắm các vật dụng văn phòng và vật dụng.
• Giám sát công việc đặt nước, văn phòng phẩm, vé máy bay, nhà hàng, khách sạn… đặt hoa, thiệp, quà tặng,… khi tiếp đón khách hàng
• Phối hợp, hướng dẫn và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng hàng năm đối với toàn bộ nhân viên trong công ty.
• Quản lý việc theo dõi, tổng hợp các chi phí hành chánh, quản lý việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa xe đưa đón CB.NV của Công ty.
• Tổ chức các chương trình huấn luyện, hội họp, hội nghị… của Công ty
• Lập báo cáo, lưu trữ các chứng từ, hóa đơn theo liên quan đến công việc theo quy định.
• Hỗ trợ, giám sát việc lập thủ tục xin giấy phép lao động, xin gia hạn, xin visa cho lao động nước ngòai và nhân viên làm việc tại công ty/nhà máy.
• Cùng Trưởng phòng giám sát việc đảm bảo vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.
• Quản lý văn phòng cùng các họat động, chức năng hành chánh của tổ chức một cách hiệu quả.
• Quản lý việc thực hiện việc đề xuất, mua, cung cấp các vật dụng cần thiết: văn phòng phẩm, danh thiếp, bảng tên,..
• Giúp trưởng phòng quản lý công văn, tài liệu, con dấu và quản lý việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
• Cùng trưởng phòng phối hợp cùng các Phòng/Ban xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty.
• Xây dựng, dự trù ngân sách chi phí hàng tháng cho phòng hành chánh
• Phối hợp cùng với tổ chức công đoàn trong việc chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể đội ngũ nhân viên trong công ty
• Lập kế hoạch triển khai các chương trình tổ chức vui chơi giải trí, nghỉ mát, (đặt xe, chổ, ăn uống, chương trình,)
• Tổ chức kiểm soát hoạt động nhà ăn và chi phí liên quan tại các chi nhánh, nhà máy.
• Tổ chức tổng hợp nhu cầu và thực hiện tìm đơn vị cung cấp, đặt đồng phục cho người lao động hàng năm.
• Cùng trưởng phòng giám sát cách thức thực hiện công việc của nhân viên bộ phận, có điều chỉnh thích hợp khi phát hiện sai quy trình.